Rédaction Zen vous propose :
La différence entre urgence et importance en télétravail
Vous avez raté un numéro de Rédaction Zen car vous n’étiez pas abonné ? Nous pensons à vous et publions régulièrement des articles précédents.
Le rédacteur web, le copywriter, le community manager et l’écrivain passent un nombre important d’heures devant l’écran. Autant tout faire pour bien s’organiser ! Nous allons aborder une première technique qui va vous permettre de voir clair dans votre organisation.
Le télétravail paraît, au premier abord, idéal. On se lève quand on veut, on peut gérer les enfants, on peut faire la sieste, on peut se poser quand on le désire. Si tout cela est vrai, nous allons voir que ce n’est pas aussi facile en réalité.
Le lundi matin dans la vie de la rédactrice web
Petite saynète du lundi matin. Vous êtes tranquillement dans votre bureau et venez de vous asseoir dans votre fauteuil, votre mug de café ou de thé favori à vos côtés. Prête pour une journée de rédaction web ? Les enfants sont partis à l’école et vous vous dites, chouette, il est 9 heures je vais bosser tranquillement.
9h05 : votre ordinateur ronronne tout doucement, comme votre chat d’ailleurs qui dort sur vos genoux.
9h10 : vous sirotez votre café en lisant vos mails et là, horreur ! Un mail de Monsieur Lechiantdeservice datant de 8h47 qui vous demande un travail en urgence pour ce soir.
9h12 : vous vous ruez sur votre agenda, tournez les pages fébrilement pour voir ce que vous avez prévu de faire aujourd’hui. Comme vous n’êtes pas trop mal organisé vous avez prévu une bonne journée de travail jusqu’au retour de votre conjointe ou conjoint qui récupèrera les enfants à 18 heures.
9h13 : aïe ! Vous venez de vous faire votre premier cheveu blanc. Quelle est cette voix au fond de vous qui vous dit (ou plutôt qui vous hurle) : « mais comment vais-je y arriver ? » Voilà le quotidien de la rédactrice web freelance !
Tous vos espoirs d’une journée sereine se dispersent d’un coup, paf ! Vanished in the air ! Disparus avec votre idée de ne pas terminer tard pour préparer une soirée comme vous les aimez.
Vous voilà atteinte d’une grave maladie : L’URTANCE ! un mélange d’urgence et d’importance. Est-ce parce qu’une chose est urgente qu’elle est importante ? Est-ce parce qu’elle importante qu’elle est urgente ?
Ça y est, je vous ai perdu ! Je vous explique tout !
Connaissez-vous le Président Eisenhower ? Élu président des États-Unis, Ike de son surnom, était le roi de l’organisation et de la productivité. Eisenhower a inventé le vaccin miracle contre l’urtance : une matrice ! Nous voilà bien loin du métier de rédactrice web non ? Attendez un peu !
Plus connue sous le nom de matrice d’Eisenhower, ce petit schéma, simple comme bonjour, va vous aider à résoudre votre problème qui est, à ce moment présent : que faut-il répondre à Monsieur Lechiantdeservice et à son mail urgentissime à 8h47 ce matin ?
La matrice d'Eisenhower vous aide à contrôler votre travail et à séparer l'urgence de l'importance
La matrice d’Eisenhower va devenir votre meilleure amie pour lister les tâches à accomplir et remplir votre planning. Vous allez ainsi estimer plus facilement les actions à mener face à des objectifs qui peuvent vous paraître difficilement surmontables.
L'origine de la matrice d'Eisenhower
Connaissez vous l’opération Overlord ? Il s’agit tout simplement du nom du parachutage et du débarquement des forces alliées lors de la 2nde Guerre mondiale en Normandie. Eisenhower a mis en place cette stratégie militaire pour l’aider à gérer au mieux la logistique que cet événement entraînait.
Il a rapidement compris, dès la fin de la guerre, que cette matrice pouvait également s’appliquer aux décisions qu’un responsable d’entreprise ou de service devait parfois prendre. Il s’est ainsi appuyé sur deux critères pour mettre en place son raisonnement : L’IMPORTANCE et L’URGENCE.
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Son fonctionnement
Cette matrice divise les différentes tâches par ordre d’importance et d’urgence, voilà qui est plutôt pas mal pour la rédactrice qui cherche un peu de calme mental en ce lundi matin ! :
- Important et urgent
- Important et peu urgent
- Peu important et urgent
- Peu important et peu urgent
Eisenhower a donc créé un tableau à partir de ces 4 critères. Ce tableau va donc vous aider à classifier vos tâches par urgence et importance et vous permettre de prendre les décisions les plus adaptées à la situation et transformer vos problèmes.
Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.
Les étapes de l'utilisation de la matrice d'Eisenhower
- lister l’ensemble de vos tâches ;
- les répartir dans la matrice ;
- mettre en priorité les tâches urgentes et importantes ;
- poursuivre par les tâches importantes et non urgentes ;
- déléguer les tâches urgentes et non importantes ;
- reporter ou supprimer les tâches non urgentes et non importantes.
Les conseils de Rédaction Zen
Pour ne pas faire d’une tâche non urgente et importante une tâche très très urgente, prenez de l’avance et ne procrastinez pas !
Dès qu’une tâche est importante :
- notez la dans votre agenda ou votre planning ;
- inscrivez-la sur un post-it ;
- mettez-vous une alerte.
Si vous supprimez les tâches non urgentes et non importantes, vous allégez tant votre charge de travail que votre esprit : c’est bon pour votre côté zen !
N’hésitez pas à déléguer si une tâche devient réellement urgente. Mieux vaut satisfaire un client et ne rien gagner cette fois-ci que de ne pas lui rendre le travail en temps et en heure et risquer de la perdre. L’autre possibilité est de négocier un délai supplémentaire ou une remise partielle des travaux attendus.
See ya !
