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Tout savoir sur la comptabilité

Qu’est-ce que la comptabilité ? Voilà une question que me posent souvent les entrepreneurs lors du lancement de leur activité. Concerne-t-elle que la gestion de l’argent ou donne-t-elle uniquement un aperçu de la gestion de l’entreprise ? Nous allons voir que la comptabilité regroupe de nombreuses informations : contrôle des flux, suivi des dépenses, paiement à venir, valorisation de stock, analyse de la situation financière de l’entreprise, suivi des comptes et résultat comptable.

Définition de la comptabilité

L’entreprise a l’obligation d’avoir une comptabilité qui vient certifier ses comptes de résultat et remet ainsi sa situation analytique financière. C’est à partir de la comptabilité de l’entreprise que celle-ci peut obtenir un crédit et prendre un engagement financier et certifier de son bon fonctionnement en cas de contrôle.

Si l’on s’arrête sur la définition de la comptabilité, on peut dire qu’elle est le reflet au jour de jour de l’activité de l’entreprise.

Elle permet d’obtenir, en temps réel, une information sur l’état de santé de la société. Si l’on veut avoir une définition de la comptabilité, il faut nous intéresser à tout ce qu’elle contient et nous allons voir qu’elle n’est pas uniquement résumée à un bilan de fin d’année. Que vous soyez rédacteur web en microentreprise ou gérant d’une société ou même salarié en portage salarial ou coopérative, vous devez, à votre niveau, tenir au minimum une comptabilité pour faire face à vos obligations.

La comptabilité est donc un long processus qui va de la réception des pièces comptables : factures fournisseurs, factures à percevoir, factures payées et ventes de l’entreprise, jusqu’à la création du bilan de fin d’exercice de l’entreprise. Cela signifie que ces documents sont enregistrés dans le logiciel comptable pour traitement et analyse avant l’émission d’un rapport validé par l’expert-comptable : le bilan qui va ainsi préciser le chiffre d’affaires, mais surtout le résultat positif ou négatif de l’entreprise.

Cette comptabilité et ses éléments financiers précisent également, outre les flux habituels de l’entreprise, la situation bancaire, la trésorerie disponible, la valeur d’un fonds de commerce, les fonds propres de la société et de nombreux autres indicateurs financiers.

Si vous êtes en rédactrice web en microentreprise, cette comptabilité vous est grandement allégée. Pas de bilan, pas de tenue de comptes compliquée, pas d’éléments financiers à remettre et aucun expert-comptable à payer. Vous n’avez qu’à déclarer vos charges de rédactrice web et tenir un livre de vente qui vous sera utile en cas de contrôle. Un logiciel de facturation agréé est néanmoins aujourd’hui une des obligations de la rédactrice web freelance pour limiter la fraude aux fausses factures.

Pourquoi tenir une comptabilité en rédaction web ?

Même si vous êtes en freelance et que vous n’avez que peu d’obligations en matière de comptabilité en microentreprise , je vous conseille néanmoins de tenir une petite comptabilité personnelle, simple certes, mais qui vous donnera une bonne idée des flux de votre petite entreprise.

Outre la tenue de documents classiques comptables obligatoires comme le livre de recettes et la déclaration de vos charges, je vous conseille de noter, dans un simple carnet ou dans un document Excel certaines informations qui vont vous permettre de mieux connaître votre entreprise et surtout, d’avoir un oeil en temps réel sur votre situation.

1. Tenue du suivi des charges de votre entreprise

Votre entreprise de rédaction web doit, hélas ! régler des charges :

fournisseurs ;
abonnements divers (outils de rédaction web notamment) ;
charges sociales ;
mutuelle et contrat de prévoyance éventuels ;
assurance responsabilité civile ;
loyer éventuel + eau, électricité.

Même si vous n’avez pas la possibilité de récupérer ces charges du fait de l’absence de société et que vous n’avez pas le statut vous l’y autorisant, je trouve très utile de savoir combien vous dépensez chaque mois en faisant ce calcul mensuel. Soyez votre propre expert-comptable ! Suivez avec méthode les flux entrants et sortants, vous aurez ainsi une gestion saine de votre entreprise.

Après ce cahier des charges, sans jeu de mot, vous pourrez ainsi déterminer un résultat comptable simple avec le calcul suivant :

Résultat de vos ventes moins résultat de vos charges

Cela vous permettra de :

connaître la situation financière de votre entreprise de rédaction web ;
voir si les charges sont acceptables face à vos ventes de textes et autres contenus ;
envisager de changer de statut et de passer en société, en portage salarial ou coopérative d’activité et d’emploi ;
suivre le développement de votre entreprise ;
avoir un bilan global de votre situation.

2. Tenue de votre livre de ventes ou de recette

La tenue d’un livre de ventes ou de recettes est obligatoire en tant que freelance en rédaction web ayant un régime fiscal en microentreprise. Cela permet à l’Administration, en cas de contrôle, de vérifier que les factures émises depuis votre logiciel comptable (réalisées après un devis ou non) correspondent bien aux données financières inscrites dans votre livre de ventes.

Si ce tableau des ventes contient l’ensemble de vos ressources financières, c’est aussi un très bon outil et un guide qui vous permet de savoir, pour l’exercice en cours ou l’exercice précédent :

le nombre de mots rédigés par mois ;
le prix moyen au mot que vous facturez ;
le montant moyen de votre chiffre d’affaires mensuel.

Vous pourrez ainsi faire un bilan annuel de votre situation commerciale et voir quel engagement vous devez prendre pour l’exercice à venir : augmentation du prix moyen, réduire vos dépenses fixes, trouver d’autres missions de rédaction ou poursuivre sur la même voie.

3. La gestion de votre compte bancaire

L’argent est le nerf de la guerre, nous le savons tous ! Être en société oblige donc la tenue d’un livre de banque. Il n’en n’est rien avec le statut de microentrepreneur.

Dans le but de bien suivre votre trésorerie, je vous conseille néanmoins de tenir un livre de comptes. En vous fiant uniquement à votre relevé de compte bancaire, votre résultat peut être faussé du fait de règlements non encore décaissés ou factures non encaissées, ce qui va vous donner une différence dans vos comptes. Le montant de votre trésorerie disponible indiqué en bas du relevé de banque n’est donc pas obligatoirement le reflet de la réalité.

Je vous encourage donc à ouvrir une mini comptabilité réservée au contrôle interne de l’aspect financier de votre entreprise. Vous y noterez toutes les opérations financières (vos charges mensuelles et votre produits au sens comptable du terme, soit vos ventes) et viendrez les pointer. Entre opérations réellement débitées ou créditées sur votre compte, suivre vos dépenses et encaissement est primordial, ne l’oubliez jamais !

Vous allez ainsi pouvoir anticiper vos actions et mettre en place votre propre méthode de gestion.

4. Suivre les règlements des clients

On a parfois tendance, par manque de temps, de ne pas vérifier qu’un client a du retard dans le paiement d’une facture. Vos conditions générales de vente ou le délai de règlement inscrit sur votre devis, validé par la facture, doivent être respectés. Ces documents font donc foi en cas de litige. La gestion de votre argent est un point comptable important puisqu’il agit sur le votre rémunération personnelle et le paiement de vos charges.

N’hésitez donc pas à relancer un client retardataire ! Si gérer l’administratif est souvent peu intéressant, il n’en demeure pas moins que connaître où en est un paiement est utile

Bon courage pour la gestion comptable de votre entreprise ! Faire le bilan régulier de votre situation est important.

Faire confiance n’exclut pas le contrôle comme me disait mon père, chef d’entreprise durant 50 ans et comptable de métier avant de se lancer dans l’entrepreneuriat !

See ya !