Rédaction Zen vous propose :
Rédactrice web : Comment gérer l'urgence quand tout déborde ?
Et voilà, vous courrez partout, vous ne savez plus où donner de la tête, votre clavier est en feu et vos doigts aussi ! Vous voilà en état d’urgence ! Comment gérer l’urgence en rédaction web ? Comment faire face à des demandes pressantes alors que votre planning déborde ? Rédaction Zen essaie de vous apporter quelques pistes pour réguler le flux des demandes et ne plus subir le stress de l’urgence.
Lundi et déjà le stress de la gestion de l'urgence !
Après avoir passé un bon weekend en famille, vous voilà devant votre clavier, prêt à faire feu pour une semaine de rédaction web ! Vous ouvrez votre agenda pour connaître votre premier texte de la journée et paf ! voilà que tout vous saute aux yeux, comment allez-vous faire pour mener à bien votre nouvelle mission : tout terminer dans les délais !
Si vous suivez notre blog, vous avez dû lire notre article en urgence et importance. Non ? Courez-y vite !
Le stress vous gagne, vous regardez fiévreusement votre planning et vous vous demandez : Mais comment vais-je y arriver ! Nous avons tous connu ces moments où faire face à tout nous semble impossible, surtout si la famille s’emmêle ! Bon essayons d’y voir un peu plus clair.
Tout est une histoire de planning !
N’est-il pas mignon ? Le voilà qui dort à vos côtés pendant que dans votre tête, y’a l’feu ! Bon pas de panique, reprenons tout depuis le début !
Et si une partie de la solution était dans votre planning de rédactrice web ? Hé oui, la plupart du temps, on se pense bien plus opérationnel qu’on ne l’est en réalité. On se colle un planning digne d’un ministre (qui, lui a la paie pour !) et on se rend compte le jeudi matin que terminer les textes prévus est pratiquement impossible, sauf à écrire une bonne partie de la nuit… Bouh ! pas cool quand même pour une rédactrice web freelance digne de ce nom.
Organisation du rédacteur web : les 5 actions quotidiennes (rappel)
Avant tout, je vous rappelle les 5 actions quotidiennes du rédacteur web qui vont vous permettre de bien démarrer la journée :
- aérer votre pièce de travail ;
- prendre un solide petit déj ;
- faire un peu de sport avant d’entamer la journée ;
- vous fixer 3 objectifs pour la journée ;
- consulter votre planning.
Comment organiser son planning en rédaction web ?
Voilà un mot que j’aime : l’organisation ! Sans organisation point de salut lorsque l’on est rédacteur web !
L’organisation est un des points les plus importants. Elle permet de ne pas stresser, de pouvoir anticiper et, surtout, de savoir faire face lorsqu’un impondérable se produit.
Pour cela voici nos petits conseils pour bien organiser votre planning
1. Établissez une liste de vos missions
Prenez le temps de noter l’ensemble de vos missions dans une petite liste. Ajoutez les événements personnels (rdv médicaux par exemple) et les obligations familiales (récupérer votre petit dernier à la piscine).
2. Définissez vos priorités en rédaction web
À partir de cette liste, définissez vos priorités en fonction des deadlines de vos textes. Pensez à vérifier le nombre de mots à rédiger par texte et mettez-les en adéquation avec votre capacité journalière de rédaction.
3. Planifiez votre temps de travail pour gérer l'urgence
Après avoir délimité le temps de création de contenu par texte, vous allez pouvoir planifier jour par jour le nombre de textes que vous pouvez rédiger et ajouter les rendez-vous personnels ou impératifs familiaux.
4. Utilisez des feutres effaçables !
Ma petite astuce (dont je vous avais déjà parlé dans un article sur le planning en rédaction web) : utilisez des feutres effaçables ! Je vous recommande les feutres Frixion de la marque Pilot. Ils sont disponibles en de nombreuses couleurs. Vous pourrez ainsi choisir une couleur pour la rédaction, une autre pour les relectures à faire, une autre pour les rdv perso, etc.
5. Réservez du temps au démarchage et la compta
Pensez à vous laissez du temps pour le démarchage et la compta. Ce ne sont pas forcément les meilleurs moments de la semaine, mais ils sont indispensables pour ne pas vous retrouver à faire vos factures ou payer vos charges à la dernière minute ! L’organisation passe aussi par la mise en place de cette routine pas très drôle, mais obligatoire !
6. Prévoyez du temps pour vous dans la semaine
Le métier de rédacteur web à domicile est chronophage. Difficile d’arrêter à l’heure, pas évident d’apaiser le mental lorsque l’on est à fond des heures durant ! Ce moment peut être consacré à faire une petite sieste ou à la pratique sportive si vous êtes amateur e la muscu, du jogging ou du vélo. En un mot, ménagez-vous et prenez soin de vous, c’est primordial.
Apprenez à dire non !
Ce n’est pas parce que vous être freelance que vous devez dire oui à tout ! Il est évident que vous vous devez d’être à l’écoute de vos clients, mais pas à n’importe quel prix ! Un client doit respecter vos weekends et vos soirées. Un client doit être en mesure de vous remettre un brief complet et cohérent par rapport à la mission qu’il vous confie. Il doit aussi être respectueux et ne pas se comporter comme s’il était votre patron.
Ainsi, si le délai vous semble trop court, si des éléments manquent ou s’il ne fait pas preuve de respect, apprenez à lui dire non ! Inutile de passer du temps (et d’en perdre au passage) si cela ne mène à rien ! Autant vous pouvez passer une partie de votre journée à créer un devis pour une future collaboration, autant perdre du temps parce qu’il vous manque des éléments n’est pas acceptable.
Comment réagir face à l'urgence ?
À l'impossible
nul n'est tenu
Soit vous vous stressez, bossez toute la nuit et vous épuisez à la tache, soit vous relativisez et prenez immédiatement du recul ! Je privilégie toujours la dernière solution.
Avant de choisir une option radicale comme travailler tout le weekend, voyez dans un premier temps, si vous ne pouvez décaler une tache d’une journée pour vous permettre de réaliser la plus urgente.
Il est tout à fait possible que votre autre client accepte de différer la remise de votre texte d’un jour ou deux sans que cela ne lui pose de problème.
Je sais qu’il est toujours délicat de refuser une mission, mais il vaut mieux parfois le faire plutôt que de l’accepter et de voir tout votre planning s’écrouler comme un château de cartes. N’oubliez pas que les avantages du métier de rédactrice web passent par une certaine liberté d’action et donc de prise en compte de nos possibilités.
Pour conclure, si vous suivez nos conseils d’anticipation et de prévision de votre planning en y intégrant vos obligations personnelles et un certain temps libre pour le « au cas où », vous ne devriez normalement pas vous retrouver à une urgence de dernière minute qui tombe pile le vendredi soir alors que vous pensiez être en weekend !
See ya !
Tsémé
Rédactrice en chef de Rédaction Zen
En résumé
Pour faire face à une urgence en rédaction web, prenez le temps de préparer votre planning en y incluant vos missions à venir, mais également en prévoyant un temps libre pour pouvoir y glisser une urgence.
L’urgence induit automatiquement une notion de stress due à la non maîtrise de celle-ci. Il faut avant tout prendre du recul et voir s’il est possible de décaler la remise d’un texte d’un autre client pour y glisser l’urgence à la place.
Rédaction Zen vous conseille de préparer votre planning à la semaine et de créer une liste de l’ensemble des taches que vous avez à réaliser durant cette période. Vous n’aurez qu’à les classer dans votre agenda lors de la création de votre planning de rédaction web.
Rédaction Zen vous accueille sur le groupe privé Facebook. Nous partageons nos meilleurs plans pour une organisation efficace en rédaction. Suivez le lien qui se trouve sur la barre latérale de notre site.
En tant qu’ex-journaliste, l’urgence a toujours fait partie de ma vie professionnelle. Je dirais même qu’elle me booste. C’est souvent dans l’urgence que j’écris le mieux…