Rédaction Zen vous propose :
10 étapes pour créer sa to-do list
Pourquoi utiliser une to do list dans la gestion de vos tâches quotidiennes ou hebdomadaires ? Quelle est la différence entre le planning et votre page de to do list ? Dès lors que l’on s’intéresse à la gestion de tâches ou que l’on a un projet à mettre en place, la to do list est un excellent moyen de ne rien oublier, mais surtout de structurer les différentes étapes d’un projet. Comment mettre en place une to do list 5 étoiles qui va vous faire gagner du temps dans votre productivité et améliorer la gestion de votre journée de travail ? Devenez les rois de l’organisation, nous vous disons tout !
Qu'est-ce qu'une to do list ?
Connaissez-vous Asana ou Trello ? Ou bien encore Notion ? Ces logiciels possèdent la particularité d’être des outils performants de gestion de projet. Vous avez ainsi la possibilité de créer votre to do list générale, puis de l’affiner avec davantage de détails. Ces outils pratiques vous donnent ainsi une véritable méthode de gestion de l’ensemble de vos projets avec des dates de réalisation, par un accès simple et rapide aux différentes étapes qu’il contient.
Une to do list contient, dans un tableau ou en version page papier, un récapitulatif des projets en cours ou à venir. Plus précis qu’un agenda qui n’indique que le nom de la tâche, la to do list contient l’ensemble des étapes qu’il vous reste à franchir. Celles-ci sont incluses au sein d’un calendrier qui permet de mettre en place une deadline puis son inscription dans l’agenda de la rédactrice web.
En réalisant, de manière régulière, votre to do list, vous mettez ainsi en avant votre priorité du moment assortie de vos projets connexes ou annexes. Tout est donc bon dans la to do list !
Pourquoi faire une to do list ?
Si vous manquez d’organisation et si vous terminez votre journée de rédactrice web freelance en vous disant que vous n’avez pas encore trouvé le système pour rédiger vos textes et contenus sereinement, il est temps de vous intéresser à la création d’une to do list. Chez Rédaction Zen, vous le savez, on aime parler dates de livraison de textes, organisation et optimisation du temps de travail. La to do list fait donc partie de cette nouvelle organisation que vous allez mettre en place, en plus des autres outils que nous vous avons déjà livrés dans le blog.
Pensez également à consulter notre petite boutique conseil sur l’organisation si vous recherchez des livres sur cette notion de création de liste. Les conseils pour l’autodiscipline et l’organisation sont vraiment très utiles lorsque l’on commence son activité de rédactrice web.
Alors, pourquoi faire une to do list ? Tout simplement pour :
- Savoir où vont vos projets (dates, page de rédaction en cours, rapport entre missions et emploi du temps, etc).
- Connaître à tout moment l’avancée de vos objectifs.
- Vérifier que vous restez focus sur votre priorité.
- Vous rassurer sur la bonne manière de vous y prendre.
- Ne pas perdre de temps.
- Soulager votre tête et la vider de tout ce dont vous devez vous rappeler pour mener à bien vos projets.
Vous êtes prêt à franchir les étapes en notre compagnie ? Elles sont au nombre de 8 : depuis l’ébauche de votre to do list jusqu’à sa finalisation.
Comment créer une liste de tâches en 10 étapes
Vive votre future liste de tâches ! Entre quotidien mouvementé, vie perso très occupée et vos missions en rédaction web, il est temps de mettre en action une nouvelle manière de fonctionner pour votre entreprise de rédaction web.
1. S'organiser pour sa gestion de projet
Si votre bureau ressemble à ça et que dans votre tête résonne le glas… nous bougez pas, on arrive !
Reconnaître que l’on a besoin de faire une to do list et de s’y tenir : la première étape est la prise de conscience qu’il vous faut vous organiser à l’aide d’une to do list. Trop de choses en tête ? Prenez le taureau par les cornes et affirmez que vous désirez mieux vous organiser. Cette première étape est cruciale pour la future réussite de votre nouvelle vie plus calme de rédactrice web.
2. Choisissez votre outil de gestion de tâches
Choisir votre outil de votre to do list : vous devez sélectionner l’outil qui sera à même de vous accompagner. Vous préférez tout avoir par écrit sur bloc papier ? Pas de problème ! Vous préférez un outil informatique aux nombreuses fonctionnalités que vous pourrez consulter facilement au cours de votre journée ? Entre Asana, Trello, Notion, vous avez de quoi choisir !
Le but de la liste de tâches est avant tout de vous vider la tête de tout ce que vous avez à faire et de retrouver un esprit positif. Nouvelle manière de penser en vous appuyant sur cette liste optimisée pour votre productivité.
La version du logiciel de gestion de liste doit comprendre différents éléments (si vous optez pour une solution en ligne) :
il doit correspondre à votre personnalité : simple, coloré, avec de nombreuses fonctionnalités ;
- doit-il vous permettre de rédiger en équipe ou êtes-vous seul à l’utiliser ?
- avez-vous des contraintes particulières dans vos missions de rédaction web : intégration d’images, applications dédiées à utiliser, commentaires et notes à insérer notamment ;
- avez-vous besoin de pouvoir consulter partout, depuis un autre ordinateur que le vôtre ? tablette ? smartphone ?
- doit-il vous donner la possibilité de voir sous forme de tableau (Gantt par exemple) ou boîte de tâches journalières votre to do list ?
- dans le cas de travail en équipe, pouvez-vous partager les objectifs dans l’application ?
- pouvez-vous éditer un rapport sous forme d’agenda ou de planning classique ?
- avez-vous des fonctionnalités comme la synchronisation des données ou un système d’alerte des tâches à effectuer dans la journée ?
3. Optez pour un support unique de votre to do list
Avoir votre liste sur un seul et même support : ne multipliez pas les supports de votre organisation. Vous allez vous perdre à nouveau et risquer de passer à côté de vos objectifs.
Supprimez les nombreux post-it qui encombrent votre espace de travail, les autres feuilles volantes ou plusieurs cahiers de notes qui ne font que s’amonceler sur votre bureau. Rédiger votre liste dans un seul et même support est la solution !
4. Adaptez votre support à vos besoins en organisation du quotidien
Le maître à bord de votre to do list, c’est vous ! Vous pourrez choisir le plus bel outil de gestion de tâches, si vous ne vous astreignez pas à mettre en place un système performant et surtout à vous tenir à rédiger régulièrement l’ensemble des tâches à venir, vous pourrez dire adieu à la méthode. D’où l’importance de bien choisir entre Trello, Asana, Notion et d’autres outils de gestion de projet celui qui vous correspond et va faciliter votre qualité de vie de rédacteur web au quotidien.
Todoist met à disposition des internautes des modèles de gestion de tâches. Vous pourrez les intégrer directement dans votre gestion de projet. Avoir ainsi des exemples dotés de nombreuses fonctionnalités pour une application simple dans votre quotidien est une excellente façon de créer votre to do list.
Préparez votre semaine de travail tranquillement et suivez vos objectifs ! C’est aussi simple que cela !
5. Utilisez la méthode SMART pour assurer votre productivité
La méthode SMART est un excellent moyen de vérifier si votre objectif est :
- spécifique : bien déterminé et adapté à votre priorité ;
- mesurable : ce qu’ils va vous apporter. Inutile de passer du temps sur un projet qui ne servira pas votre entreprise rien au final !
- atteignable : vérifier que le projet est accessible dans le temps, dans les moyens, dans votre organisation d’entreprise, etc. ;
- réalisable : pour qui ? comment ? quels sont les actions qui vont mener à sa bonne réalisation ;
- temporel : donnez toujours une limite de temps à votre tâche, quelle qu’elle soit !
Cette méthode SMART vous permet de bien vous concentrer sur chaque projet qui figurera dans votre liste. Une to do list se soit d’être au top pour une application simple au quotidien. Facilitez-vous votre télétravail ! Préparez une page par projet avec votre méthode SMART ouis regroupez chaque page dans un document synthétique, c’est ainsi que vous monterez votre liste.
6. Quelle priorité : entre urgence et importance
Nous avons déjà abordé dans le blog et dans le magazine (#1) la différence entre urgence et importance. Une tâche urgente n’est pas forcément importante. Mais elle peut le devenir si vous ne faites pas les actions qu’il faut !
Pour connaître la priorité d’une tâche, vous devez vous demander si le fait de ne pas réaliser la tâche aujourd’hui a une conséquence pour votre client, pour votre productivité, pour votre équipe ou tout simplement pour vous-même.
Comme nous l’avons présenté avec la matrice d’Einsehower, posez-vous la question d’un tâche non urgente et non importante : pouvez-vous la déléguer à un tiers externe, à votre équipe ou tout simplement la supprimer des listes de vos tâches ?
7. Gestion du quotidien ; la mise en place de routine pour une organisation efficace
La gestion de votre quotidien passe par une réflexion sur votre manière de commencer votre journée. Quel ordre voulez-vous avoir : écrire vos textes en premier ? Relever et répondre à vos mails ? Vérifier la position des concurrents de vos clients dans Google ? Définissez la tâche que vous voulez mettre en avant afin de vous en débarrasser pour le reste de votre journée.
Une fois ceci fait, promettez-vous une chose : ne pas y revenir durant le reste de la journée ! C’est à dire supprimer les notifications diverses pour vous concentrer sur vos actions du quotidien comme la rédaction de texte qui est votre gagne pain !
Pensez à inclure votre routine matinale comme les 5 actions pour bien démarrer votre journée en rédaction web, même si elles sont d’un ordre plus personnel, elles contribuent à votre to do list indirectement.
8. Créez une boîte temps dans votre organisation
Moment important dans vos listes : donnez du temps pour chacune d’entre elles. Ne mettez pas la barre trop haut ni trop bas ! Pas toujours facile, mais vous devriez y arriver si vous avez des actions récurrentes dont vous connaissez la durée. Pensez également à y insérer le temps que vous vous gardez pour vous !
Chaque action entre donc dans une boîte de temps. C’est la superposition de ces boîtes qui va vous donner la longueur de votre journée de travail. Vous comprenez donc l’importance de donner un temps à vos actions pour ne pas risquer de vous retrouver avec 12 heures de travail d’affilée.
9. Mettez votre calendrier de rédactrice web à jour
Après avoir :
- choisi votre support (Notion, Trello, Asana, etc.) ;
- défini vos différentes actions sur une page ou un tableau dédié ;
- déterminé leur urgence et leur importance ;
- précisé vos routines du quotidien ;
- assigné votre boîte de temps à chacune de vos tâches de vos listes ;
il vous suffit de les intégrer dans votre calendrier.
Que votre calendrier soit un planning papier ou planning informatisé, vous allez utiiser une méthode à base de couleurs pour chaque thème de tâches :
- rédaction ;
- démarchage ;
- communication ;
- rangement ;
- rendez-vous perso ;
- rendez-vous professionnel ;
- routines au quotidien ;
- comptabilité de votre entreprise ;
- priorité de la semaine.
10. Le bonus : créez la liste de vos réussites
Être un rédacteur web positif est important ! Cela va vous permettre de prendre du recul au quotidien sur les choses que vous avez réalisées. Une fois votre tâches réalisées, transposez-les dans une liste que j’aime appeler liste de vos réussites. Vous viendrez y noter la fin de vos missions, un nouvelle communication sur les réseaux sociaux, la mise en place de nouvelles actions, votre nouvelle routine ou le lancement de votre nouvelle vie de rédacteur avec le miracle morning ! Tant que vous mettez du positif dans votre liste de réussites tout va bien !
Pourquoi la to do list participe à votre réussite ?
Pour conclure ce looong article sur la gestion de tâches en rédaction web, je peux vous affirmer que tous ces points mis bout à bout vous mèneront vers davantage de sérénité et d’efficacité dans votre quotidien.
Prévoir ses tâches, déterminer ses heures de travail en fonction de son rythme personnel, orienter sa nouvelle vie de rédacteur web à domicile, sont autant de points à anticiper dès lors que l’on se lance dans la rédaction web ou que l’on désire changer sa manière de travailler !
See ya !
Tsémé
Responsable éditoriale Rédaction Zen
Rédactrice web
Une to do list est une liste de tâches que vous réalisez avant de mettre en route un nouveau projet ou de vous lancer dans un nouveau métier comme celui de la rédaction pour le web. Vous allez ainsi définir l’ensemble des choses à faire au quotidien et les adapter à votre planning et calendrier.
La to do list vous permet d’alléger votre quotidien en ayant tout prévu à l’avance. Vous n’êtes ainsi plus préoccupé par un travail à réaliser sans savoir quand ni comment vous organiser. La to do list fait partie des éléments de l’organisation de l’entreprise.
Il vous faut choisir les outils comme Trello, Notion ou Asana pour avoir un support de projets efficace adapté aussi bien aux échanges en équipe qu’à un rédacteur web indépendant. Vous allez déterminer l’ensemble des actions à mener, les organiser, leur attribuer une note d’importance et d’urgence avant de les intégrer dans un calendrier et planning.
Une liste de tâches vous fait gagner du temps puisque vous connaissez exactement votre emploi du temps de la journée. Vous prenez un peu de temps pour préparer votre to do list mais en gagnez bien plus lors de la réalisation de vos tâches.
