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Tout savoir sur la boîte postale et la domiciliation
Boîte postale, courrier, domiciliation, poste, carton, expédition, prix dégressifs et emballage sont autant de mots qui nous posent parfois problème lorsque l’on lance son entreprise.
Que vous soyez rédacteur web, mais également chef d’entreprise qui expédie régulièrement du courrier, si vous vendez en ligne notamment, pourquoi ne pas prendre une boîte postale à la poste située à côté de votre domicile ? Découvrons ce moyen qui vous facilite la gestion de vos courriers.
Qu'est-ce qu'une boîte postale et la domiciliation ?
Une entreprise doit obligatoirement avoir une adresse postale déclarée lors de sa création. En tant qu’entrepreneur freelance, rédactrice web ou non, vous ne louez pas obligatoirement un bureau pour votre activité, si vous travaillez depuis votre domicile. Vous n’avez souvent besoin que d’un espace de travail et le tour est joué.
Il est fréquent qu’une entreprise fasse appel à une boîte postale pour son courrier. Ce service proposé par la poste vous permet d’avoir une adresse postale différente de celle du bureau. Il est ainsi tout à fait possible d’avoir une boîte postale que vous soyez une entreprise ou un particulier.
Cela vous permet ainsi de ne pas dévoiler votre adresse personnelle et de vous faire livrer votre courrier directement dans votre boîte postale, dans le bureau de poste situé dans la ville de votre siège social ou de adresse personnelle.
En tant que rédacteur web freelance, vous avez la possibilité de faire adresser votre courrier professionnel dans une boîte postale. Il s’agit d’une véritable boîte aux lettres accessible depuis votre bureau de poste. Vous y recevez, outre votre courrier, vos colis et autres documents.
Voyons ce qu’est une boîte postale et à quoi correspond la domiciliation dans votre bureau de poste, quels sont les avantages et les inconvénients et quel contrat signer avec la poste pour ouvrir une boîte postale.
La définition d’une boîte postale :
La boîte postale est, nous l’avons vu, une boîte aux lettres mise à disposition dans les locaux de la poste. Vous possédez une clé et un accès réservé durant les heures d’ouverture du votre bureau de poste. Vous devez donc vous rendre à la poste pour récupérer votre courrier. Ainsi, aucunes lettres, documents ou colis ne parviennent à votre domicile.
Ce service vient donc remplacer la distribution de votre courrier à votre domicile par sa mise à disposition dans la boîte postale. Pour plus de facilité, votre boîte aux lettres possède un numéro sur sa porte. Vous retrouvez également ce numéro après les lettres BP (pour boîte postale) sur votre adresse.
Les avantages de la domiciliation
Les avantages sont les suivants :
- dépôt des colis et documents à la poste directement : pas de risque de perte du courrier ;
- courrier conservé autant de temps que vous le désirez (tant que le contrat signé avec la poste est valide) ;
- votre adresse personnelle n’apparaît pas sur vos courriers car remplacée par le numéro de la boîte postale ;
- pas besoin d’un service expédition pour les entreprises ;
- suppression du risque d’erreur dans la rédaction de l’adresse des lettres, colis et documents que vous recevez de vos clients ou fournisseurs ;
- pas d’erreur de distribution de votre courrier à votre adresse ;
- vous recevez vos colis de tout format même si vous êtes en congé ;
- vous pouvez récupérer votre courrier dès l’ouverture de la poste ;
- vous déposez vos lettres en partance en même temps ;
- votre courrier est à l’abri de l’humidité et de la pluie s’il séjourne longtemps dans une boîte aux lettres classique à votre domicile.
Les inconvénients de la boîte postale
Avoir une boîte postale vous permet de récupérer votre courrier à la poste. Néanmoins, il faut savoir que certaines administrations n’adressent pas de courrier aux entreprises qui ont uniquement une boîte postale. Ceci est donc valable pour les impôts, la sécurité sociale, les mutuelles, les organismes de charges sociales, etc., contrairement à la domiciliation qui est une véritable adresse physique et dont nous allons parler un peu plus bas dans cet article.
Certaines entreprises font également le choix de ne pas envoyer de courrier à une adresse avec une boîte postale. Pensez à demander si l’expédition de vos courrier est accepté à votre boîte postale pour être certain de ne pas voir le courrier retourné à son expéditeur, sinon, pensez à la domiciliation au sein d’une société privée qui vous permet d’avoir une adresse de siège social réelle, officielle et acceptée par l’ensemble des services administratifs.
La boîte postale doit se trouver obligatoirement dans la ville où vous résidez ou où vous avez votre bureau. La poste vous demandera de justifier votre domicile lors de la signature du contrat de mise à disposition de la boîte postale.
Sachez également que vous n’êtes pas autorisé à mettre le siège social de votre entreprise dans une boîte postale. Cela rejoint ici le premier point qui précise que les administrations n’envoient jamais de courrier à une entreprise ou à un particulier qui ne possède pas d’adresse physique.
Les services de la boîte postale sont limités à la réception de votre courrier. Vous devrez passer par votre bureau de poste habituel pour l’expédition de colis, courriers et autres documents, et ce, peu importe leur format.
Enfin, si le siège social de votre entreprise ou votre adresse personnelle se trouvent dans un petit village, sachez que tous les bureaux de poste ne proposent pas ces services de boîtes postales.
Quelle est la différence entre la domiciliation et la boîte postale ?
On peut parler, parfois, de la boîte postale comme d’une domiciliation, mais nous allons voir qu’en fait il existe une différence certaine entre la domiciliation et la boîte postale.
La boîte postale vous permet de recevoir votre courrier dans une boîte aux lettres mise à disposition. Contrairement à la domiciliation, elle ne permet donc pas de recevoir des documents officiels émis par l’administration puisqu’elle ne correspond pas à une adresse physique réelle.
La domiciliation est proposée par des entreprises privées spécialisées en domiciliation mais également par des couveuses, des coopératives d’activité et d’emploi et autres entreprises de portage salarial qui sont habilitées à recevoir du courrier en votre nom.
Les entreprises proposant des services de domiciliation ont généralement une offre complémentaire comme :
- un accompagnement de l’entreprise et de l’entrepreneur ;
- une aide à la comptabilité ou à la facturation ;
- l’expédition de colis, transfert de courrier, etc.
En choisissant la domiciliation, vous avez ici la certitude que votre courrier vous sera bien distribué et que vous pourrez recevoir l’ensemble de vos colis et documents sans risquer un retour à l’expéditeur.
Signer un contrat de boîte postale avec la poste
La poste propose la signature d’un contrat de mise à disposition d’une boîte postale. Vous devrez lui remettre des documents comme votre SIRET ou un justificatif de domicile si vous êtes un particulier. Vous devrez également régler le prix de la boîte postale qui s’élève à environ 6,50 € par mois. Ce prix comprend :
- la mise à disposition de la boîte postale ;
- la distribution de votre courrier ;
- la possibilité qui vous est offerte de laisser le courrier dans votre boîte autant de temps qu’il vous plaît.
N’oubliez pas que vous aurez à donner procuration à d’autres personnes que vous autorisez à récupérer le courrier à votre place.
Rejoindre une entreprise de domiciliation
Si vous préférez bénéficier d’une offre de services plus large, pourquoi ne pas rejoindre une entreprise de domiciliation qui va vous permettre de recevoir vos courriers et qui assurera également l’expédition.
Vous pourrez également très souvent imprimer vos courriers, bénéficier d’une salle de réunion et d’autres services qui vont vous aider dans la gestion de votre entreprise.
Le prix de cette prestation dépend bien entendu des services rendus. Nous sommes ici loin de la boîte postale puisque ce sont de nombreux services qui sont mis à votre service.
See ya !
Tsémé
Responsable éditoriale Rédaction Zen
Rédactrice web
Qu'est-ce qu'une boîte postale ?
Une boîte postale est une boîte à lettres mise à disposition par la poste qui vous permet de récupérer votre courrier. Le courrier n’est donc plus distribué dans votre boîte aux lettres mais est mis à votre disposition dans le bureau de poste de votre domicile.
Quels sont les avantages de la boîte postale ?
La boîte postale permet de ne pas communiquer votre adresse personnelle et de vous passer d’un service expédition de courrier si votre entreprise est de petite taille.
Quels sont les avantages de la domiciliation
La domiciliation est une adresse officielle remise par une entreprise de domiciliation qui met à votre disposition un service courrier de réception et d’expédition. Elle permet également de profiter d’une offre de services complémentaires comme l’accès à une salle de réunion, impression de courriers ou aide à la gestion de l’entreprise.
